GreenRisk4ALPs

Managementsupport - Angebotseinholung


 

  1. Leistungsbeschreibung

 

Gegenstand der Anfrage ist die Einholung von Kostenangeboten zur Umsetzung des Projektmanagements und zur Begleitung der Projektumsetzung für das BFW von Juli 2018 bis April 2021 (einschließlich der Berichtlegung und Nachfragen an die Interreg AlpineSpace entsprechend den Vorschriften, Projektkommunikation für den Projektpartner BFW, Sicherstellung der Einhaltung der Programmvorschriften hinsichtlich Abrechnungen, Ausschreibungen usw., d.h. Übernahme sämtlicher Bereiche im Projektmanagement des Projektes GreenRisk4Alps für den Projektpartner BFW und Unterstützung der im Projekt genannten Ziele und Aktivitäten). Das Anbot ist bis 21.September 2018 an das BFW – Bundesforschungszentrum für Wald, Rennweg 1, 6020 zu richten.

Die Aufwandsschätzungen sollten pro Position erfolgen. Informationen zum Projekt können auf der Homepage http://www.alpine-space.eu/projects/greenrisk4alps/en/home nachgeschlagen werden.
 

  1. Projektzeitraum

17.4.2018 bis 16.4.2021
 

  1. Projekthintergrund

    1. Das Projekt “GR4A”

Das Projekt „GreenRisks4Alps – GR4A“ trägt den Langtitel „Develoment of ecosystem-based risk governance concepts with respect to natural hazards and climate impacts – from risk assessment to ecosystem based solutions”. Es wurde im 3. Aufruf für Projektvorschläge des EU-Förderprogrammes “Interreg B Alpenraum” eingereicht und im Mai 2018 bewilligt. Das Projekt hat eine Laufzeit bis April 2021. Eine Kurzfassung des Antrags ist diesem Schreiben beigefügt.

GR4A bündelt ein Konsortium von über 12 Institutionen aus 6 Alpenländern. Die Projektleitung liegt in Händen des Bundesforschungs- und Ausbildungszentrums für Wald, Naturgefahren und Landschaft in Österreich.

GR4A basiert inhaltlich auf der Erkenntnis, dass Wälder und Ökosysteme in Bergregionen einen wichtigen Beitrag zur Prävention und Management von Naturgefahren und Katastrophenschutz leisten. Ziel des Projektes ist es, ökosystembasierte Konzepte zu entwickeln, zu erproben und in die praktische Umsetzung zu bringen.
 

    1. Anlass für eine externe Vergabe

Im Rahmen der Projektplanung und Antragstellung wurde ein Managementteam geplant, welches Personalkapazitäten aller Partner vorsieht. Das transnationale Management wird beim Projektpartner, dem sogenannten „Lead Partner“ konzentriert und von dort aus koordiniert.

Darüber hinaus wurde bereits in der Antragsphase die Einbindung eines externen Dienstleistungsbüros beschlossen, welches insbesondere die folgenden Aufgaben zu erfüllen hat:

- Einbringung langjähriger Erfahrung im Management von Interreg-Projekten

- Strategische Beratung des Lead-Partners in Bezug auf die langfristige Verankerung von Management-Know-how im Konsortium sowie bei aktuell aufkommenden Aufgaben.

- Übernahme konkreter Aufgabenpakete in personellen Stoßzeiten.
 

  1. Voraussetzungen

 

Viele Informationen zur administrativen Projektabwicklung sind auf der Programmwebsite www.alpine-space.eu in sogenannten Fact-Sheets aufgeführt. Potenzielle Bewerber sollten deshalb umfassende und langjährige Erfahrungen aufweisen können, um sich für die ausgeschriebenen Leistungen bewerben zu qualifizieren. Ziel ist es, die Projektleitung umfassend, mehrsprachig und detailreich beraten und sämtliche Projektpartner qualifiziert betreuen zu können. Hierbei ist es notwendig, Leistungen selbständig zu übernehmen und dem Projekt einen echten, langfristigen Mehrwert zu bringen. Zu den folgenden Aspekten sollten mögliche Bewerber deshalb konkrete Erfahrungen auflisten können:

Langjährige Erfahrung im Projektmanagement von transnationalen INTERREG-Projekten: Die Bewerber sollten über Erfahrungen in verschiedenen INTERREG-Projekten verfügen, um kritische Situationen besser einschätzen und mögliche Konsequenzen und Lösungsansätze aufbereiten zu können.

Kenntnis der Programmebene: Bewerber sollten nachweisen könne, dass Sie bereits Arbeitskontakte mit der Programmebenen aufweisen können, die belegen, dass Anforderungen des Programms interpretiert und angemessen umgesetzt werden können.

Kenntnis der Kooperation mit einschlägigen Netzwerken: Bewerber sollen nachweisen, inwiefern sie bereits Erfahrung bei der Kooperation mit einschlägigen politischen oder fachlichen Netzwerken sammeln konnten.

Kooperationserfahrung mit Institutionen aus möglichst vielen Alpenländern: Bewerber sollten mit möglichst vielen Alpenländern konkrete Kooperationserfahrung im Interreg-Bereich aufweisen können.

Moderne Management-Instrumente, an Interreg orientiert: Bewerber sollten in der Lage sein, Interreg-Projekte zeitgemäß und gleichzeitig kompatibel mit den (technischen) Anforderungen und Möglichkeiten der Projektpartnern umsetzen zu können.

Erfahrungen in der Durchführung und Moderation von Seminaren/Workshops: Bewerber sollten im Erfahrung bei der Planung und Durchführung von projektnahen Veranstaltungsformaten aufweisen können. Dies umfasst große Projektkonferenzen ebenso wie runde Tische oder bilaterale Abstimmungen.

Erfahrung in Strategieprozessen zur Optimierung der Akquisition und Nutzung von Fördermitteln: Um eine langfristige Integration des Know-hows in die Institutionen der Projektpartner zu gewährleisten, sollten Bewerber Erfahrung in strategischer Beratung von Institutionen aufweisen können.

Verfügbare Kapazitäten: Bewerber sollten verbindliche Personal-Kapazitäten anbieten können, um die Aufgaben abwickeln zu können. Dies umfasst auch mögliche Vertreter im Krankheitsfall oder während der Urlaubsphasen.

Die Projektsprache ist Englisch, dementsprechend sind alle Leistungen (Vorträge, Kommunikation mit den Partnern, Dokumente) auch in englischer Sprache zu erbringen.). Die Kommunikation innerhalb der Management-Kerngruppe (BFW, Externer Supporting Partner, NCP, FLC) erfolgt auf Deutsch. Entsprechende Sprachkenntnisse werden vorausgesetzt.

 

  1. Inhalte des Projektmanagements:

 

  1. Kenntnis und Sichtung der relevanten EU-Programmunterlagen (Implementation Manual, Control Guidelines); http://www.alpine-space.eu/project-management/project-implementation-handbook/introduction-and-index; http://www.alpine-space.eu/project-management/project-implementation-handbook/project-implementation

  2. Kontinuierliche Abstimmung mit dem Auftraggeber (= Projektleitung) und den Projektpartnern während des Projektzeitraums Juli 2018 – April 2021

  3. Kontaktaufnahme mit der First Level Control (FLC): Gespräche, Abstimmung,

Kontaktaufnahme und Kommunikation mit der externen Finanzprüfstelle (Ernst & Young Wirtschaftsprüfungsgesellschaft m.b.H., Wagramer Straße 19, IZD-Tower, 1220 Wien, Austria) sowie Aufbereitung der Unterlagen

  1. Abstimmung mit der Controllingabteilung am BFW, Aufbereitung der Rechnungen für die Berichterstattung

  2. Durchführung von Ausschreibungen und externe Beauftragungen (Angebotseinholung usw., ca. 4 in der Größenordnung von 8.000 bis 30.000,- €), Kontrolle und Erfassung der erbrachten Leistung

  3. Reporting – Berichterstattung im Projekt: halbjährlich unter Beachtung der Stichtage (z.B. 30.06. zum Periodenende), Verfassen eines Aktivitäten- und

Finanzberichts (Partnerreport, vorhandenes online-Formular) per Periode (insgesamt 5) in Abstimmung mit der internen Haushaltsstelle, der externen Finanzprüfstelle (FLC) und der Projektleitung an den LEAD-Partner, danach innerhalb von 15 Tagen Report an die FLC; dann innerhalb von 60 Tagen Prüfzeit durch FLC: Verfügbarkeit für Rückfragen und Nachbesserungen; evtl. 1 -2 zusätzliche Partnerberichte

  1. Zusammenstellung des Jahresberichtes (am Ende der Projektzeit)

  2. Controlling: interne Kostenkontrolle

  3. Fortschrittsmonitoring im laufenden Projekt und Risikoanalyse

  4. Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit: regelmäßiger Austausch mit Projektpartnern, Nachberichterstattung von Projektaktivitäten, Teilnahme an Projektveranstaltungen (ca. 12), Verfassen von Pressetexten, Vorträge für Fachpublikum (ca. 2).

  5. Teilnahme an Workshops im gesamten Projektgebiet (ca. 5 2-3tägige Termine, Kalkulation mit Reisekosten)

  6. Fahrtkosten-/Reisekostenkalkulation

  7. Beratung des Lead Partners in strategischen Schlüssel-Fragen: Der externe Dienstleister stellt Kapazitäten für eine Beratung des Lead Partners und der Partner in Schlüsselfragen der Projektumsetzung bereits, die auf Anfrage im Rahmen des Angebotes sollen wesentliche strategische Aspekte und Best practice Examples eines INTERREG-Projektes kurz vorgestellt und beschrieben werden.

  8. Langfristige Verankerung der Projektarbeit auf transnationaler Ebene: Beratung bei der Kooperation mit Netzwerken. Die Projektanträge beinhalten eine klare Zuordnung der Projektinhalte zu den Arbeitsgruppen der relevanten politischen Netzwerke wie z.B. der EUSALP und der Alpenkonvention und anderer makroregionalen Strategien. Der externe Dienstleister wird die Projektleitung bei der Gestaltung dieser Zusammenarbeit kompetent und kontinuierlich beraten. Im Rahmen des Angebotes sind die wesentlichen Kooperationsoptionen mit politischen Netzwerken zu skizzieren.

 

Anbot bitte senden bis 15. Oktober 2018 an:

 

Dr. Anne Hormes
Projektmanagement, Geologin

Bundesforschungszentrum für Wald 

Institut für Naturgefahren                    

Rennweg 1
6020 Innsbruck


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